El departamento (o encargado) de compras, es quién se ocupa de adquirir todos los insumos y productos necesarios para la operación y las ventas de cualquier tipo de negocio. El abastecimiento de la empresa puede significar una gran oportunidad de ahorro de costos o transformarse en una pérdida de dinero. Es importante que te encuentres atento a los siguientes puntos para prevenir cualquier tipo de inconveniente:
Los procesos
¿Cuáles son tus compras frecuentes? ¿Cuáles son los insumos más importantes? ¿Quién autoriza las compras? ¿Cuál es la documentación necesaria? ¿Cuáles son los métodos y plazos de pago? Si no cuentas con ésta información es recomendable que trabajes en un manual de procedimientos para tu equipo.
Presupuestos de compra
No importa si siempre trabajas con los mismos proveedores, o tienes una buena relación con ellos. Siempre es recomendable pedir presupuestos alternativos cada cierto tiempo, para poder descubrir nuevas ofertas o evitar imprevistos en caso de que tu proveedor habitual tenga algún inconveniente.
Tener un plan B
Relacionado con el punto anterior, debes tener siempre confeccionada una lista de proveedores alternativos, en caso de que surja cualquier imprevisto. Esto cobra vital importancia en el caso de insumos o servicios imprescindibles para el funcionamiento de tu negocio.
Control de stock
Debes tener perfectamente controlado y sistematizado un inventario que incluya no sólo cuál es la cantidad de unidades que posees de cada producto, sino también un detalle de todas sus características y cuál es su rotación de los mismos. De esta forma evitarás compras innecesarias y sabrás cuál es el volúmen de venta en los diferentes periodos de cada producto.
Seguimiento de las órdenes de compra y las entregas
No realizar ésta tarea tiene consecuencias directas sobre el manejo de inventario, la operación, los ingresos y la rentabilidad del negocio. Para manejar esto correctamente, es necesario apoyarse en un sistema de gestión empresarial como Zeus Gestión, con el que puedas controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta, automatizar procesos administrativos e integrar los depósitos con las sucursales de manera remota y en línea.
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